合同管理制度及流程

时间：2024-06-08 13:55:18 合同我要投稿

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合同管理制度及流程

　　在学习、工作、生活中，各种制度频频出现，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是小编为大家整理的合同管理制度及流程，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

合同管理制度及流程

合同管理制度及流程1

　　一、目的：

　　为了规范经营行为，保障公司的合法权益。

　　二、内容

　　合同的管理主要体现为以下内容：报价方案及技术协议的起草、合同条款的签订、合同的评审、合同的生产过程、产品包装发货、发票的开具、资金回笼及对账、调试及服务、档案管理等。

　　三、制度要求

　　（一）报价方案及技术协议的起草

　　1、为了保证报价的有效性和统一性，销售人员项目报价应通知事业部经理，由事业部经理通知报价组，坚决杜绝销售人员私自通知报价组报价的行为。

　　2、销售人员需要先期了解客户的需求，提供项目的相关信息，并及时传递给方案报价组或事业部负责人。

　　3、报价组人员在接到项目信息后，对信息认真消化，并结合我公司产品的实际情况出具报价单和技术协议书。

　　（1）技术报价过程中对外询价的资料要进行保存，待合同落实后将相关询价单和询价时的技术参数、要求、价格反馈给技术、采购等部门。

　　（2）报价单上材料明细，除用户指明的厂家外，需要加注“或同等品牌”字样，以保证合同执行时材料的可选择性。

　　（3）技术协议的内容要保证可操作性，技术协议中原则上不对质保期等合同条款中的内容进行标注，若客户要求标注，需与主合同保持一致；技术协议中明确表明“仅限于国内服务，若需国外服务另行在合同中注明”类似内容。

　　（4）技术协议签订过程中的变更或业主强调的内容，需通过文件传递的方式在下发合同时一并下发。

　　（5）销售人员不得私自签订或更改技术规格书。

　　（6）报价组签订技术规格书前应由技术部门最终把关（公司标准文本的常规产品除外）。

　　（二）合同条款签订

　　1、合同文本：销售合同原则上采用我公司的标准合同文本，对于一些重要客户坚持使用对方文本的，在公司同意的情况下可以使用对方文本，但使用对方文本时要考虑双方权利的对等问题。

　　2、合同交货期的确定：

　　合同条款中对交货期的确定需要充分考虑技术确认、采购计划的下发、采购周期、生产调试周期等时间因素，对于由于认可时间较长或物资采购周期较长影响合同交货进度的，技术采购部门提供相关依据传递给销售部，销售部反馈给业务员，由业务负责与用户协调交货期变更的书面手续。

　　3、付款方式的确定：

　　（1）合同原则上必须有预付款或定金，对于资信等级较高的客户，经公司同意可以没有预付款或定金。

　　（2）所有款项的.支付时间要有明确注明，如调试款的支付在调试后几天内支付。

　　（3）必须明确调试交验时间，不能确定的，需注明不超过发货多长时间不调试视同调试合格。

　　（4）质保期时间必须明确，特别注明不超过发货之日起多长时间。

　　4、质量要求要明确

　　对于合同中的质量条款要明确注明是按照国家标准、供方企业标准还是技术规格书等，不能全部选择，避免在执行过程中产生歧义。

　　5、管辖权和合同争议解决办法

　　在合同中注明管辖权和出现合同纠纷时的解决办法，如采取法律诉讼还是仲裁，原则上管辖权放在泰兴。

　　6、为了保证产品的顺利交付，压缩技术认可时间，在其他约定事项中需要注明技术认可的时间，在此期间内不认可视同认可所提方案意见的条款。

　　7、对于涉及到国外服务的项目，必须在合同中注明质保期内服务为国内服务，如需国外服务，另行收费。

　　（三）合同的评审及变更

　　1、合同管理员在接到合同文本后12小时内组织对合同的评审，对于重要的合同，销售管理部组织相关部门人员进行集中评审。评审前应收集最终签字版的技术协议、投标报价资料、询价单等与合同相关文件。

　　2、对于合同评审中各部门提出异议的部分，合同管理员与合同经办人沟通，在最终评审前要对异议关闭，并由提出异议部门补签字。

　　3、合同评审结束，签字盖章后需要邮寄给客户的，需要跟踪客户是否收到，并让客户盖章后寄回原件一份，以便销售存档。

　　4、合同签订后发生变更的，合同管理员履行合同变更手续，并将客户书面确认手续连同合同更改申请单一起存放于合同档案中。

　　5、收到双方签字的原件合同后，及时进行合同的复印下发工作，下发合同时有其他与本合同有关的技术文件等一并下发，并做好登记工作。对于合同盖章返回周期长而交货期又比较急的合同，由合同经办人出具手续审批后，可以先下发工作联系单执行，并由合同经办人跟踪合同原件的及时返回。

　　（四）合同生产过程

　　1、合同管理员收到合同后，根据项目交货时间与生产部门对接，编制在生产任务书中。

　　2、销售管理部安排专人负责合同履行的跟踪工作，从技术图纸的认可、生产图的下发、采购计划的下发、生产过程的知悉等全面了解合同执行情况，并将具体情况与相关部门、人员沟通，以保证产品的顺利完工。

　　3、为了保证既不影响按期发货，又不造成新的积压，负责合同履行的人员需加强与销售人员和客户的沟通，了解项目的真实进度，销售人员作为合同的第一责任人更要了解项目进展情况，并及时反馈给销售部和事业部。

　　4、对于合同中明确发货前需要来工厂验收的，必须提前发函通知对方，如不来验收，由对方书面回复确认，以免产生纠纷。

　　（五）产品的发运

　　1、销售部发货人员需要了解合同的交货时间，并提前了解需发货产品的状态，特别是加强与质检部门的沟通。

　　2、按照合同内容提前对需交货产品的技术资料和备品配件进行准备。

　　3、做好产品发货前的包装工作，发货前需经质检部的最终确认，以质检部发货通知为准。

　　4、打印好发货清单和回执，对备品配件需要在备品配件清单中明确注明，以便查找、核实。

　　5、联系好运输车辆，运输单位必须具有运输资质，出现运输问题时能够可追溯。

　　6、发货前与对方收货人员联系，发货清单回执必须要有收货单位人员签字并盖章，收到回执后及时与合同一起归档，销售人员协助做好客户在回单上签字盖章的工作。

　　（六）发票的开具

　　1、登记发票台账时，合同管理员要登记合同要求的发票开具时间，对于需开具发票后的付款，要与合同经办人联系及时开具。

　　2、开具发票前合同经办人向客户索取客户单位的最新开票资料，以免税务信息变更引起发票退回及影响资金回笼。

　　3、合同管理员根据开票资料填写开票通知单，财务开具发票。

　　4、发票寄出时需在台账上进行登记，注明发票号码和邮递单号等信息。在邮寄发票时在封面上注明发票等信息，同时将发票签收单随同发票一起寄出，收到回执后存放于合同档案中，合同管理员要跟踪回执的催要工作，确保回执到位，如对方不邮寄的，必须提供签收手续的扫描件或传真件。

　　（七）资金回笼及对账

　　1、合同经办人作为合同执行的主体，对资金回笼存在不可推卸的责任，合同经办人要严格按照合同条款确保资金回笼。财务部在业务费结算时，根据营销大纲的要求严格执行奖惩。

　　2、销售管理部对合同资金节点充分了解掌握，及时将到期节点通知到事业部和合同经办人，并督促资金回笼。

　　3、对所有往来单位每年必须确保对账一次，财务部及时提供对账函给销售管理部安排人员对账取证，客户单位在对账单上加盖财务章或公章，保证账户的一致性，合同经办人作为对账的主体，事业部负责督促催要，此项工作作为销售员业务考核的内容之一。

　　4、对于转入清欠的往来，合同经办人作为第一责任人具有不可推卸的责任，必须全力配合清欠人员回笼资金。

　　（八）调试及服务

　　1、用户通知调试时，需采用邮件或书面通知的方式通知销售管理部，再由销售管理部通知服务部。合同经办人必须了解现场的进度情况，是否真实具备调试条件，从而避免财力和人力的浪费。

　　2、服务人员调试交验完毕，用户验收单上必须有对方签字并加盖部门章或公章，从而保证调试交验记录的真实性和有效性。

　　（九）档案管理

　　销售管理部对合同档案进行按合同号进行分类集中存档，并建立电子档案，对于技术认可资料、调试资料、服务记录等档案管理人员向相关部门索取扫描或电子文档，并及时进行电子档案的备份。

合同管理制度及流程2

　　为了规范《销售合同》的签订和管理，加强销售部对规范销售合同签订管理，以及对合同签订监控和归档工作，特制定本规定。

　　1、全款合同三份，合同中必须填写的内容：合同必须用签字笔填写，场上、品牌、机型、整机编号、发动机号、销售价格、交货日期、公司制定的付款账号、客户提车地点、车辆或设备的详细工作地点、签订合同的时间、在合同上必须由业务人员签字、客户签字（按手印或公章）；各分支机构经历要在业务员签订的合同上签字确认销售。

　　2、合同中的'保险条款，业务员要尽量做好客户的工作，让客户以公司为被保险人为所购买的车辆在当地保险公司投财产险、第三者责任、车损险，以减少公司的业务风险。

　　3、全款业务中业务员签订一式三份的销售合同正本，销售运费承担协议一式两份，整机交接表一份，客户信誉调查表一份，并要求客户签字确认。

　　4、业务员必须将合同交给销售内勤进行审核。如审核不通过，销售内勤不得上报销售部经理审批签字，必须返给业务员重新签订合同。

　　5、业务员不得直接上报销售部经理在合同上签字。

　　6、销售内勤必须认真审核合同填写内容，并检查合同签订的价格和分期期限是否符合权限规定。

　　7、合同必须在销售部经理签字后，销售内勤方可加盖合同章，合同生效。

　　8、合同生效后，全款合同必须交客户一份、财务一份、销售内勤留存一份。

　　9、合同生效后，一经涂改该合同视为无效合同。一经查明，当事人必须承担相应的法律责任。

　　10、合同生效后，客户提取车辆前必须要求客户填写《整机交接单》，分支机构保修卡由销售代表填写，分支机构保修卡由销售内勤填写，如漏填，相关业务员、销售内勤需承担相应责任。

　　11、销售合同的使用必须按销售方式的不同使用专用合同，在任何情况下，都不得以其他合同代替。因合同文本使用错误和材料不全责成相关业务员限期补全，如不能补全的与下月考核挂钩，并承担因此给公司造成的风险及损失。

　　12、分支机构在《销售合同》签订后，当日将合同传回公司本部，合同传回时间最迟不得超过次日中午12：00。分支机构应将《销售合同》、《整机交接表》和保修卡原件、分期业务还需将公证书四分原件合同、公正需要的相关资料在整机出口次日，五日内寄回总公司。

　　13、分支机构送回公司的合同，经审核与销售权限不符的合同，次份合同将不作为业务员业绩。

　　14、分支机构未签合同，私自将车辆出口使用或调拨的分支机构，一经查明分支机构经理和当事人将承担法律责任。公司并处以5000—20000元罚款。

合同管理制度及流程3

一、目的

　　为了规范销售合同签订、加强销售合同管理、合理规避合同风险，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司销售合同/定单（包括一般要求合同、特殊要求合同以及由甲方主持签订的买卖合同、框架协议和代储代销协议等）的签订、审批、变更、保管等各项事项的规范和管理。

　　三、公司销售合同格式应至少包括但不限于以下内容。

　　1、供需双方全称、签约时间和地点。

　　2、产品名称、质量标准、单价（价格审批）。

　　3、运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。

　　4、付款方式及付款期限。

　　5、免除责任及限制责任条款

　　6、违约责任及赔偿条款。

　　7、具体谈判业务时的可选择条款。

　　8、合同双方盖章生效等。

　　9、销售经理按月检查客户经理对违约赔偿事项的管理情况，并将结果汇总上报给主管销售副总经理与总经理。

　　10、若客户不愿意签订销售合同，由客户经理填写《免签销售合同申请单》，报销售部经理审核，经主管销售副总经理和总经理审批后免除签订销售合同；销售订单应按“销售订单评审流程”中“XX条款”执行。

　　四、职责与权限

　　1、公司采用同一的销售合同模板，有市场销售部编制，总经理批准，经综合部备案后发行使用；

　　2、销售部主管业务员负责来自顾客方队产品的要求好而技术指标等，并依照销售合同模板具体拟定销售合同；

　　3、销售部负责销售合同的评审；

　　4、总经理或总经理授权代理人负责销售合同的签署。

　　五、实施程序

　　一）销售合同的评审与签订

　　1、销售合同在正式签订之前，必须进行合同评审。合同评审主要是对顾客信用以及合同中规定的产品要求、技术指标、数量、价格、交货期、交货地点、付款条件、违约责任等所有涉及到的要素进行全面评价与审核，旨在降低销售风险。

　　1）一般要求的销售合同（成熟产品）由销售部主管业务员或部经理直接进行评审；

　　2）特殊要求的销售合同（新产品）由销售部会同其他相关部门，包括研发部、工艺部、生产部、品质部、技术部等共同进行评审；

　　3）合同金额巨大或比较关键的销售合同评审，应在总经理和其他有关副总经理的主持下进行。

　　4）合同评审中如有异议，应及时与顾客进行沟通协商，在不损害公司利益的前提下，力争达成一致。

　　2、合同经评审后，无异议，方可正式签订销售合同。

　　1）销售合同必须使用公司标准模板（甲方主持签订的合同除外），统一编号，编号方式为：SZ+对方缩写+年月日—（1、2、3），编号不得重复。

　　2）签订销售合同时，必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

　　3）销售合同经双方代表签字盖章后生效，合同一式四份，甲乙双方各执两份。

　　二）销售合同的汇总与保管

　　1、市场销售部人员负责销售合同的汇总和管理，并建立“销售合同管理台账”；

　　2、销售合同统一保管，按顾客、签订时间等进行分类分册保管；

　　3、销售部负责保管3年以内和未履行完毕的销售合同；

　　4、综合部档案室负责保管3年以上且已经履行完毕的销售合同。

　　三）销售合同的履行与跟踪

　　1、销售合同依法签订，具有法律效力。双方必须本着“守法、守信”的原则，严格履行合同所规定的权利和义务，确保合同的全面履行。

　　1）销售部人员负责将已签订合同/订单录入公司A6管理系统中；

　　2）销售部人员负责确认合同/订单中各项产品的完成方式，比如外购、开发、生产、外包等等：

　　（a）需要外购的产品，信息传达给采供部采购人员，由其完成采购；

　　（b）需要生产的成品产品，与生产部门勾通并下生产计划单到生产部进行生产；

　　（c）需要外包的产品，由由市场销售部人员从档案室调出图纸，交予有资质的合格外协厂家进行生产。

　　3）销售部人员负责销售合同/订单中指定产品的交付和跟踪，以及使用情况的信息收集。

　　四）销售合同的变更与解除

　　1、客户提出变更、解除合同的要求时，销售部经理应从维护本公司利益的角度出发，采取恰当的处理方式，保证公司的合法权益不受侵犯。

　　2、销售合同的变更或解除，应按签订合同时规定的审批权限和程序执行，在双方协商达成一致后，应签订合同变更或解除协议。合同变更或解除协议只作为原销售合同的附件，共同使用产生法律效力。

　　五）销售合同纠纷的处理

　　1、因客户原因造成合同变更与解除的，销售部经理必须要求其赔偿本公司损失。

　　2、因本公司过错造成客户要求变更与解除合同的，应主动承担责任，以免造成双方损失扩大。

　　3、因双方原因造成客户要求变更与解除合同时，应与对方积极协商，共同解决。

　　4、合同纠纷的处理原则：

　　1）在处理合同纠纷时，必须坚持以事实为依据、以法律为准绳，保障公司合法权益不受侵犯。

　　2）合同纠纷处理以双方协商解决为主、其他解决方式为次。

　　3）本公司员工在处理纠纷时，及时上报，积极主动，不互相推诿、指责。

　　5、合同纠纷的处理方法：

　　1）因对方责任引起的纠纷，应坚持保障公司合法权益不受侵犯的原则。

　　2）因本公司责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少双方损失。

　　3）因合同双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

　　4）协商达不到预期要求时可依合同约定的纠纷解决方式进行诉讼或仲裁。

　　六、相关记录

　　1、《销售合同管理台账》

　　2、《销售合同》

　　七、合同的管理

　　1、销售业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的，必须保留原件。

　　2、销售合同及相关档案属于公司机密文件，保管和借阅按公司《档案管理制度》机密文件要求执行。

　　销售合同管理制度及流程3

　　第一条、为了加强销售合同（以下简称合同）的规范管理。

　　保证合同的严肃性、有效性，规避销售风险，减少销售损失，降低销售成本，根据《中华人民共和国合同法》及其相关法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

　　第二条、总则

　　1、本制度中的合同是指以销售本公司产品为标的的所有销售合同。

　　2、公司所有销售的产品必须签订销售合同。

　　3、合同的签署应坚持“规避风险，降低成本，实现效益最大化”的原则。

　　4、合同的执行实行营销业务员负责制，即每一合同由营销业务员全权负责管理。负责合同的洽谈、起草、签订、履行（包括：货物的生产、出库、运输、交付）以及结算（包括：票据的传递、出口退税资料的传递等）。

　　5、主管销售的副总经理、经理以及公司财务部门有责任指导和监督合同的洽谈、签订、履行和结算工作，其他有关人员和部门应积极配合营销业务员履行合同。

　　第三条、合同的洽谈

　　1、合同的洽谈工作由营销业务员负责完成。

　　2、营销业务员在洽谈合同时，应做到：

　　（1）遵循国家及行业的法律、法规及有关规定。

　　（2）遵循公司产品的'种类及质量体系。

　　（3）遵循公司对各类产品的定价原则。

　　（4）尽快了解需方的需求、公司资信等基本情况。

　　（5）规避各类风险，尤其是合同回款的风险和汇率风险。

　　第四条、合同的起草

　　1、营销业务员负责合同的起草工作。

　　2、合同起草应遵循以下原则：

　　（1）合同应依据《中华人民共和国合同法》及有关国际贸易规则，完整、准确地表述各项条款。

　　（2）必须从供需双方的利益出发，明确合同供需双方的权利和义务。

　　（3）所有合同的合同号应按合同编号办法统一编写，同时应及时登记在《销售合同台帐》上。

　　第五条、合同的评审按公司规定相关管理制度执行

　　第六条、合同的签订

　　1、对产品的要求确认后，由授权人代表公司与客户签订合同。

　　2、合同价格需符合定价会议所定产品出厂价格。

　　3、销售合同章由专人管理，只有当合同签署授权人签字后，才可加盖合同章。

　　4、合同为多页的，应加盖骑缝章。

　　第七条、合同的签订权限按公司相关制度执行

　　第八条、合同的执行

　　1、合同的执行工作由营销业务员负责。

　　2、产品生产：

　　（1）对无现货的销售合同，营销业务员应严格按照合同的要求，及时填写《客户定单》，通知市场部物流专员。物流专员结合生产情况及时合理下达《生产订单》送达生产单位备货。对有现货的合同物流专员根据公司财务制度及时填写《产品发货详情单》，经财务部签字后组织安排发货。

　　（2）生产单位接到《生产订单》后，立即根据要求，保质保量地组织生产货物，并按时交付。

　　第九条、合同的修订

　　当合同的内容由于某种原因需要变更时，合同应及时修改。如有必要，对变更后的内容再次进行评审。变更后的条款必须经过顾客书面认可。

　　第十条、合同的管理及保密

　　1、营销业务员、档案管理人员及其他人员必须对公司的销售政策和合同内容严格保密，违反者将按照公司有关制度进行处罚。

　　2、除公司财务部和业务往来银行有权索取相关业务合同外，其他任何部门取阅合同，须经销售经理批准。

　　3、营销业务员、档案管理人员平时应注意合同的存放，避免合同被他人偷阅。

　　4、销售合同每月由档案管理人员负责按合同编号整理归档，业务部门应保证合同的有效性、完整性。

合同管理制度及流程4

　　对外签订合同流程管理的规定

　　为了加强对外签订合同的管理，保证合同的合法有效，避免市场经济中的风险，有效地防止和减少集团公司的下属公司在房地产开发经营和建设工程承包项目中可能发生的经济损失，特制定本规定，希各公司严格遵照执行。

　　一、签订合同前的准备

　　1、公司经办人必须要求对方当事人提供营业执照、资质证明复印件进行核实，并了解其诚信、履约能力；对方是公民的，要求提供身份证及复印件进行核实。

　　2、公司经办人请合同管理员在公司网络上下载打印有关合同文本底稿，并结合对方当事人提供的合同文本，与对方当事人协商、修改、确认合同条款。

　　3、合同一般应当包括以下内容：

　　〔1〕当事人的名称、姓名和住所；

　　〔2〕标的、数量；

　　〔3〕质量、质量标准、异议期、质保期；

　　〔4〕价款或者报酬；

　　〔5〕履行期限、地点和方式；

　　〔6〕违约责任；

　　〔7〕解决争议的方法；一般情况下约定由公司住所地人民法院管辖。

　　4、与对方当事人协商修订合同中，必须注意以下事项：

　　〔1〕对方当事人的名称和住所必须准确、清楚；

　　〔2〕合同对标的的约定应明确无误。标的物的名称、型号、规格、品种、等级、花色、数量等要具体；对不易确定的无形财产（如商标、专利、技术秘密等）、劳务、工作成果等尽量描述准确明白。

　　〔3〕质量：国家有强制牲标准的，首先必须按国家标准执行；其次按行业标准、企业标准执行；无国家标准和行业标准的，当事人双方也可以在合同中约定质量标准。

　　合同中必须约定质量保证期，一般不低于两年；国家、行业有规定的适用国家行业规定。

　　合同中可以约定质量检验方法、质量异议期，质量异议期尽量延长时间，力争与质量保证期一致。

　　〔4〕合同价款。在与对方当事人协商修订合同时，合同的价款应得到公司核算员及有关公司领导的批准。

　　〔5〕合同履行期限、地点和方式应当具体明确。涉及到公司对外给付价款义务的，应参照公司财务规定执行，留有较充分的时间余地，尽量避免我公司违约。如因特殊情况，付款期限与公司财务规定不一的，应事先征求财务部门意见，可适当予以调整。

　　〔6〕违约责任是保证合同履行的重要条款，在合同中一般采用定金、违约金、赔偿损失的责任形式，不应采用罚款的形式。

　　合同中约定我公司违约责任的，可采用下列表述方式：

　　a、按银行同期贷款利率偿付违约金；

　　b、赔偿对方实际经济损失；

　　c、每天按合同总价款（或已付款额）万分之1。84偿付违约金；（依据银行长期贷款利率上浮30%计算）

　　d、每天按银行同期同类贷款逾期罚息计算违约金。

　　〔7〕我公司是建设方主体，因苗木裁种、养护，或者室内装饰装璜，或者铺设路面、路牙、护栏等零星工程需雇佣劳务工人，我公司可与被雇佣人直接签订劳务用工协议，明确双方权利义务；如我公司是承包方，除了签订上述劳务用工协议外，还可签订内部工程承包协议，以规避转包、分包的风险。

　　〔8〕如我公司与外公司合作，决定用某方名义投标、承接建设工程，双方应签订联营协议。但联营协议中应回避挂靠、借用资质等违法表述，可采用互为母子公司等形式，防范可能的`风险。

　　5、经与对方当事人对合同主要内容协商一致后，经办人拟定正式合同文本底稿，交各公司合同管理员登记编号备查。

　　各公司合同管理员应建立登记制度（登记簿登记或电脑登记均可），登记内容中应明确经办人或合同履行监督人。

　　二、合同的审查批准和签订。

　　6、各公司合同管理员将合同登记编号后，依次将合同文本底稿报送公司分管副总经理、总经理、集团公司法务室审核、审批。房地产开发公司的合同底稿最终由董事长审批签发。

　　7、各公司的分管副总经理、总经理，应当依照本规定第一部分的要求审核审批合同，并对其负责。

　　8、公司法务室应当从法律的角度审核合同底稿，并提供法律建议，供各公司总经理参考。对一些明显不符合国家法律法规规定，但在当前公司经营中又暂时无法避免的、可能无效的合同，法务室应从维护公司经济利益出发，审核合同时尽量做到在法律允许的范围内避免或减少公司可能发生的经济损失；或以一较小的风险来回避更大的风险。

　　9、合同管理员对法务室审核合同中提出的法律建议，应报各公司总经理决定是否采纳、修改

　　。

　　10、合同底稿按程序审核审批定稿后，合同管理员将合同底稿交还经办人；经办人制作正式合同文本，由双方当事人签字盖章，并将合同底稿交集团公司内勤存档备案。各公司合同管理员应留存一份合同复印件备查。

　　三、合同的履行。

　　11、合同经双方当事人签名盖章生效后，应由经办人或各公司总经理指定的专人负责监督合同的履行；在合同履行期间，经办人或合同履行监督人负有下列责任：

　　〔1〕收集保管合同履行中形成的所有书面文字、来往信函等资料；并在此项工作换人负责时，在各公司合同管理员处办理合同材料交接手续；由合同管理人对更换经办人进行变更登记，未办变更登记手续的，经办人或接受人均可拒绝办理交接手续。

　　〔2〕合同履行中发生违约行为或重大争议时，及时向各公司总经理汇报，并研究决定应对措施。

　　〔3〕合同履行终结，应将合同和履行中形成的所有文字材料按时间顺序装订成档案，交各公司合同管理员审核。

　　12、公司财务部门对合同中的付款义务具有监督权和按合同付款的职责，尽可能地避免我公司逾期付款的违约责任。

　　13、公司将设立档案室，指定专人兼管，负责接受和保管各公司合同管理员归档的合同档案。

　　14、合同履行中，经办人或合同履行监督人应按下列规定执行：

　　（1）合同生效后，发现合同对质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明的，应及时与对方当事人补充协议。

　　（2）合同生效后，发现我公司对订立的合同有重大误解，或合同显失公平，或对方当事人以欺诈、胁迫手段或者乘人之危签订合同的，应在知道后一年内行使撤销权。

　　（3）合同约定对方当事人应先履行而未履行的，我公司有权拒绝其履行要求；合同约定双方应同时履行，对方未履行而要求我公司履行的，我公司有权拒绝其履行要求；合同约定我公司应先履行的，但有确切证据证明对方：a、经营状况严重恶化的，b、转移财产、抽逃资金、逃避债务的，c、丧失商业信誉或者有可能丧失履行能力的，我公司可中止履行合同，并及时书面通知对方。对方提供担保时，我公司应恢复履行。

　　（4）在合同履行期间，对方迟延履行主要债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的，经我公司书面催告后在合理期限内仍未履行，我公司应按合同约定书面通知对方解除合同，并可追究对方的违约责任。

　　（5）买卖合同约定检验期的，我公司是买受人的，应当在检验期内检验，并立即将标的物的数量和质量不符合约定的情形通知出卖人。没有约定检验期间的，我公司应当在发现或者应当发现标的物的数量或者质量不符合约定的合理期限内或者收到标的物后的两年内通知出卖人。对标的物有质量保证期的，适用质量保证期，不适用两年的规定。

　　（6）以样品作为买卖合同质量验收标准的，我公司当时不知道样品有隐蔽瑕疵，对方交付的标的物虽与样品相同，我公司仍可主张对方交付的标的物应当符合同种物的通常标准。

　　（7）勘察、设计合同，因质量不符合要求或者未按照期限提交勘察、设计文件拖延工期给我公司造成损失的，我公司可以要求勘察、设计人继续完善勘察、设计，减收或免收勘察、设计费并赔偿损失。

　　（8）集团公司下属公司之间签订的各类合同，也应严格按本规定执行。发生纠纷的，可由公司领导协商解决；最终可上报集团公司请求协调解决。

　　（9）合同履行中与对方当事人发生纠纷的，应准备完整的合同及履行资料和书面报告，向集团公司法务室咨询；法务室在研究资料的基础上，及时地提供书面法律意见，为各公司领导决策服务。

　　（10）合同履行中遇有紧急情形，需立即采取措施的，应向公司领导汇报后，邀请法务室人员参加会议，共同研究决定处理方案。

合同管理制度及流程5

　　一、合同授权审批制度

　　第1章、总则

　　第1条、为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。

　　第2条、规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。

　　第2章、适用范围

　　第3条、本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。

　　第4条、本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。

　　第5条、本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。

　　第6条、本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。

　　第3章、授权审批职责

　　第7条、合同分类。

　　1、一般性合同：合同标的在××万元资金支出或××万元资金收入以下的合同。

　　2、重大合同：合同标的超出××万元资金支出或××万元资金收入的合同。

　　第8条、企业对外签订合同均由董事长授权总裁代表企业行使职权。

　　第9条、总裁职责。

　　1、审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。

　　2、负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的'合同。

　　3、授权业务经办人员代表企业签订合同。

　　第10条、法务部经理审核企业格式合同和各部门合同文本。

　　第11条、各部门负责人职责。

　　1、负责草拟与本部门业务相关的合同文本

　　2、协助法律顾问拟定企业主营业务格式合同。

　　3、初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款。

　　第12条、法律顾问职责。

　　1、草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。

　　2、监督、指导各部门起草及修订合同文本。

　　第4章、授权审批流程

　　第13条、原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部门合同文本。

　　第14条、法律顾问草拟的格式合同应经法务部经理、总裁审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。

　　第15条、各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总裁审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。

　　第16条、业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同。

　　第17条、业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、法务部经理审核、总裁审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。

　　二、合同会审制度

　　第1章、总则

　　第1条、为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范企业合同制定行为，制定本制度。

　　第2条、本制度适用于企业各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。

　　第3条、本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、审计等相关部门）会同企业法务部对合同文本进行审核。

　　第2章、合同的会审内容及要点。

　　1、法律顾问会同各部门起草企业格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。

　　2、合同拟定者须按企业规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。

　　3、合同拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。

　　第4条、合同拟定

　　第5条、合同会审主体及内容。

　　1、法务部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。

　　2、技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等）、企业技术标准等进行审查。

　　3、财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。

　　4、法务部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。

　　第6条、合同会审要点。

　　1、合法性。包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。

　　2、经济性。主要指合同内容是否符合企业的经济利益。

　　3、可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。

　　4、严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。

　　第3章、合同会审管理规定

　　第7条、参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。

　　第8条、会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。

　　第9条、会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。

　　三、合同违约及纠纷处理制度

　　第1章、总则

　　第1条、为监督合同的有效履行，及早发现违约情况，避免或减少因违约或纠纷给企业带来的损失，保障本企业合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及企业相关规定，制定本制度。

　　第2条、本制度适用于企业所有合同违约及纠纷情况的处理。

　　第2章、合同违约处理

　　第3条、合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或企业自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告领导处理。

　　第4条、针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理。

　　1、要求合同对方继续履行合同。

　　继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本企业享有的法定权利。不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本企业就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务。

　　2、要求合同对方支付违约金。

　　合同对方违约的，本企业可按照合同约定要求违约对方支付违约金。

　　3、要求定金担保。

　　合同对方违约，本企业可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保。违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金。

　　4、要求赔偿损失。

　　合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本企业造成损失的，本企业有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同对方协商确定。

　　第5条、企业自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总裁，经批准后承担相应责任、履行有关义务。

　　第3章、合同纠纷处理

　　第6条、合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导。

　　第7条、经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。

　　第8条、合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

　　第9条、企业法律顾问会同相关部门研究仲裁或诉讼方案，报总裁批准后实施。

　　第10条、纠纷处理过程中，企业任何部门或个人未经授权，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。

　　1、合同签订流程图

　　总裁-法律顾问-选择合同标的物的合作者-财务人员-合同协议-对方各部门负责人-调查拟签约对象资格提供资料-调查拟签约对象的法律资格-调查拟签约对象的资信状况-初审-协商具体条款，拟定合同文本-审核-审核确定拟签约对象名单-双方进行业务谈判-签定合同-审核-审核部门-步骤-调查拟签约对象资格-确定拟签约对象-业务谈判并签订合同。

　　2、合同的解除与变更流程图

　　法律-顾问-总裁-部门-步骤-合同-对方业务经办人-合同档案管理员-各部门负责人-订立合同-履行中发现合同条款欠妥-申请变更或解除合同-审核-审核提出变更或解除合同意见-审批-向合同对方提出变更或解除合同-协商变更或解除合同-达成合同变更或解除的协议-审核-审核-审批-签订合同变更或解除的书面协议-保管合同变更或解除的书面协议及资料-提出变更或-解除合同申请-变更或解除合同-保管协议及资料。

　　3、经济合同税务风险防范指引

　　适合对象：对外签订合同、审核合同、批准合同的岗位

　　第一步：审核合同的价格条款

　　（1）合同的价格是否包含税金，合同价格不包含税金必须清晰说明

　　（2）合同收付款除合同订明价款以外，是否包括其他款项，如包括其他款项应送财务部门审核

　　第二步：审核合同的结算时间条款

　　（1）合同是否明确了收付款的方式

　　（2）赊销合同是否有明确的赊销时间段或者赊销的天数

　　（3）分期收款的合同是否有明确的付款期和每次付款金额或者百分比

　　（4）按进度付款的合同是否明确了确定进度的方法

　　（5）如果以上内容不明确，该合同需送财务部门审核

　　第三步：审核合同的发票条款（甲方合同适用）